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CONTEXTE
Grâce aux progrès des technologies d'information et de la communication, le document numérique s'impose progressivement dans la conduite quotidienne des affaires au sein des institutions. Il se substitua peu à peu au papier en occupant moins d’espace et en offrant plus de possibilités d'exploitation de l'information. Le document numérique change ainsi les systèmes de production et de consommation de l'information. Que le document soit nativement électronique, ou reproduit sous forme numérique, il est facilement manipulable, partageable et exploitable. Il pose par la même occasion des problèmes de sécurité, de confidentialité, de probité vis-à-vis de la loi, d'obsolescence technologique et de conservation pérenne (Une obligation légale).
Le but principal de cette formation est de renforcer les capacités des managers et staff administratif sur la chaîne archivistique en matière d'archivage électronique, dans une démarche globale de valorisation afin de soutenir au mieux l'innovation, l'efficacité administrative, la productivité et la sécurisation du patrimoine institutionnel.
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Justification & Pertinence
1- Réponse à la transformation numérique
Le thème est particulièrement pertinent pour les institutions et entreprises de l’Afrique francophone, où la transition vers le numérique est en cours. L’archivage électronique s'inscrit dans cette dynamique en facilitant la dématérialisation des documents et la modernisation des pratiques administratives.
2- Efficacité administrative accrue
L’archivage électronique optimise la gestion documentaire interne, permettant un accès rapide et organisé aux informations. Cela réduit les délais de traitement, améliore la transparence et fluidifie les processus décisionnels, contribuant ainsi à une meilleure efficacité administrative.
3- Productivité renforcée
La valorisation des archives internes permet de mobiliser rapidement les informations nécessaires à la conduite des affaires, ce qui améliore la réactivité des entreprises et institutions. Un système d'archivage électronique bien structuré contribue à l’optimisation du temps de travail et à la réduction des coûts liés à la gestion des archives physiques.
4- Conformité réglementaire
De nombreuses institutions de l’Afrique francophone font face à des exigences croissantes en matière de conformité et de protection des données. L’archivage électronique garantit une conservation sécurisée et pérenne des documents, tout en respectant les normes légales et les cadres réglementaires en vigueur, comme ceux imposés par l'UEMOA ou les organismes régionaux.
5- Préservation et valorisation du patrimoine
En Afrique francophone, les institutions publiques et privées détiennent un patrimoine documentaire riche, souvent sous-utilisé. L’archivage électronique permet de valoriser ces archives en les rendant accessibles, tout en garantissant leur préservation dans le temps. Cela est particulièrement important pour l’héritage institutionnel et la mémoire collective.
Adaptation aux nouveaux modes de travail
Avec l’essor du télétravail et la mobilité des employés, l’accès à des documents archivés de manière électronique est crucial. Il permet aux institutions de fonctionner de manière flexible, tout en assurant une gestion rigoureuse des documents, où que se trouvent les utilisateurs.
Cible
Employés de
Bureau
Manager
Service/Dépt
Informaticiens
DSI/IT/Progm
Archiviste
Documentaliste
Particulier
Etudiant(e)s
LISTE DES MODULES
MODULE 1- Fondamentaux de l'archivage électronique
Compréhension des notions clés, rappels des principes de base en gestion documentaire et analyse du cadre réglémentaire local et internationnal.
MODULE 2- La transition vers l'archivage électronique
Mener à bien votre transformation numérique de l'analyse des besoins à la mise en place du système adapté aux besoins de votre institution.
MODULE 3- Technologie et outils d'archivage électronique
Tous les rouillages de la numérisation, des technologies ORC, des compressions, de la pérénité, de l'interopérabilité et de l'indexation des documents.
MODULE 4 - Processus et meilleur pratique en archivage électronique.
De la conception à la mise en application des outils centraux de la gestion des document: plan de classement, tableau de gestion, référentiel d'indexation....
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Témoignages
Victoire AGOSSA, chargée d'étude à ANGE TOGO
Cette formation a été pour moi une opportunité unique d'enrichissement de mes connaissances, à travers la clarté des explications et les travaux pratiques. Je prévoit maintenant de partager ces nouvelles compétences avec mes collaborateurs.
verlaine AGBODJI, Archiviste chez DAGL
Le séminaire de formation en Archivage Electronique de Documents a été une expérience très instructive. Les connaissances acquises sur la numérisation et la gestion des archives ont immédiatement enrichi ma pratique professionnelle
TETE Essénam, Directrice TECHNOLOGIE&BUSINES
Je recommande vivement cette formation à tous les professionnels cherchant à moderniser leurs compétences en archivage